Każdemu z nas zdarza się gorszy dzień. Jednak w rolę lidera zespołu wpisana jest szczególna odpowiedzialność. Lider/liderka odpowiada za to, co na koniec dnia dowozi zespół, a członkowie zespołu są bardzo czuli na to, jakie komunikaty otrzymują od przełożonego.

Od tego co słyszą zależy jakość i ilość zrealizowanych zadań, motywacja i zaangażowanie w realizacji trudnych zadań, a także jakość podejmowanych decyzji. Dlatego nawet w gorszy dzień pewnych rzeczy mówić nie możesz, bo będą zwyczajnie szkodziły Tobie, pracownikom, zespołowi i firmie.

Czego zatem unikać? 🔍

Jakie zwroty są zakazane w roli lidera? 🔍

O tym w dzisiejszym odcinku Firmy z Głową! 🚀

Zapraszam do oglądania!

Odcinek możesz:
– obejrzeć na Youtube klikając w miniaturę powyżej 🎥,
– odsłuchać w formie podcastu na Spotify. 🎧
– przeczytać w formie tekstowej poniżej.

Rola lidera, liderki zespołu wydaje się łatwa i przyjemna. Mówimy ludziom co mają robić, oni to robią i wszyscy są szczęśliwi. W tej bajce występują też smoki… :)

W rzeczywistości zarządzający zespołem zmaga się z wieloma zadaniami i trudnościami. Może ich sobie dołożyć, jeśli pracownicy usłyszą od nas słowa, których słyszeć nie powinni. I nie myślę tu o tajemnicach firmowych, tylko o słowach, które negatywnie wpływają na motywację, zaangażowanie i jakość pracy.

Dlatego wybrałem dla Ciebie 8 obszarów, na które warto uważać w tym kontekście:

1. Brak zespołowości

Zacznijmy od klasyków:

💬 Szef: “Jak Ci się nie podoba to poszukaj se innej roboty!”

albo

💬 Szef: “Na twoje miejsce czeka 10 chętnych!” Tego typu zwroty świadczą o jednym: szefowi kompletnie na mnie nie zależy i absolutnie nie jesteśmy drużyną. Z punktu widzenia lidera jest to zachowanie irracjonalne, ponieważ skutecznie zniechęca ludzi do robienia tego na czym mu zależy. A przecież liderowi/liderce zależy na tym, żeby ludzie podążali za nim i angażowali się w osiąganie wspólnego celu. Żeby tak się stało, to potrzebujesz zbudować w ludziach przekonanie, że “gracie do jednej bramki”.

Bazą do zaufania szefowi jest przekonanie, że nie chce nam zrobić krzywdy. Trudno zbudować taką bazę w oparciu o powyższe wypowiedzi.

2. Zaniedbywanie słuchania

Nikt nie lubi mówić do osoby, która go nie słucha lub tylko udaje, że go słucha. Jednak często zdarzają się sytuacje w których pracownicy słyszą od swojego szefa słowa typu

💬 Szef: Jak to mówiłeś mi o tym dwa razy?! Niemożliwe! Gdybym o tym wiedział, to od razu bym się o tym zajął!

Skuteczny lider, liderka zawsze słucha ludzi i poświęca im uwagę. Koncentruje się na tym co mówią, słucha analizuje i podejmuje decyzje, w myśl zasady, że żeby być zrozumianym, najpierw trzeba zrozumieć.

I oczywiście jeśli mówi, że coś zrobi, to to robi.

Umówmy się, czasem nam się nie chce, a czasem nie chcemy usłyszeć tego co ludzie mają nam do powiedzenia.

Lider nigdy jednak nie ignoruje pomysłów, opinii swojego zespołu, czy choćby potrzeby wygadania, bo w innym wypadku ludzie po prostu nie będą się z nim dzielić ani pomysłami, ani trudnościami, ani ważnymi dla nich kwestiami. Trudno wtedy mówić o dobrej relacji.

Pamiętaj o tym, że jedną z ważniejszych ludzkich potrzeb w środowisku pracy, jest potrzeba bycia zauważonym.

A szef zaspokaja tę potrzebę między innymi przez słuchanie swoich ludzi.

3. Ocenianie i etykietowanie

Kolejną szefowską komunikacyjną pułapką jest ocenianie i etykietowanie, które w skrajnej formie może wyglądać tak:

💬 Szef: Kowalski! Jesteś nieodpowiedzialny, leniwy i niereformowalny!

Taki komunikat ma dwie wady:

📌 po pierwsze wywołuje w pracowniku negatywne emocje i chęć odwetu,

📌 a po drugie nie daje żadnej wskazówki do zmiany zachowania czy działania.

Oczywiście można sobie wyobrazić sytuacje, że liderowi, liderce “pęka żyłka” i następuje niekontrolowany wybuch. Tak się czasem dzieje.

Szef to też człowiek.

Jako ludzie jesteśmy w stanie znieść wybuch bliskiej, ważnej dla nas osoby, pod jednym warunkiem: mamy wcześniej zbudowany kapitał relacyjny. Taki kapitał to drobne i grube gesty, zachowania i sygnały, że jesteśmy dla kogoś ważni, że nas lubi, szanuje i że nam dobrze życzy. John Gottman wykazał w badaniach na parach, że proporcja 1:1 komunikatów pozytywnych do negatywnych świadczy o tym, że związek jest w kryzysie. Marcial Losada, który kontynuował badania Gottmana na zespołach wykazał, że minimalna dobra proporcja to 3:1, czyli trzy wzmocnienia, pozytywne komunikaty do jednej negatywnej, krytycznej informacji.

Po raz kolejny okazuje się jak ważne jest wzmacnianie pracowników i tu przechodzimy do pułapki nr 4 czyli niedoceniania zespołu i przeceniania swoich zasług.

4. Niedocenianie zespołu

Pracownicy co do zasady starają się pracować dobrze, jednocześnie jeśli ich wysiłki nie będą doceniane, to ich motywacja wcześniej czy później spadnie. Skupianie się na sobie, a nie na zespole, może zaszkodzić morale zespołu.

💬 Szef: Gdyby nie moje pomysły, to nigdzie byśmy nie doszli!

Skuteczny lider wie i zawsze podkreśla, że sukces jest wynikiem pracy całego zespołu, a nie tylko jednej osoby.

Skromny szef jest lepiej postrzegany przez otoczenie niż narcyz, który ma ego w kosmosie, który pamięta o swoich ludziach tylko wtedy, kiedy szuka winnego porażki. Jak nie wiesz o czym mówię, to obejrzyj film “Diabeł ubiera się u Prady”.

5. Brak wsparcia

Kolejny obszarem pułapką jest brak wsparcia dla pracowników. Jedną z odpowiedzialności lidera jest pomaganie ludziom w momentach, w których doświadczają trudności lub popełniają błędy. Potrzebne jest do tego środowisko oparte na otwartości i zaufaniu.

Komunikaty typu:

💬 Szef: Popatrz na Jurka, on nie zadaje takich głupich pytań!

lub

💬 Szef: Jeszcze raz to spieprzysz to potrącimy Ci z pensji!

są zdecydowanie zakazane w pracy lidera.

Konflikty, błędy i problemy są nieuniknione w biznesie. Oczywiście, że są okazją do nauki, ale skuteczny lider ich nie bagatelizuje. Nawet jeśli z jego perspektywy temat wydaje się mało ważny, to z perspektywy pracownika może on wyglądać zupełnie inaczej. Co więcej, pracownik może widzieć coś czego szef nie dostrzega. Ignorowanie pytań pracowników, a do tego karanie ich za popełnione błędy skutecznie zabija motywację.

Jeśli pracownik ma gdzieś realną trudność, to wcześniej czy później wybije ona ze zdwojoną mocą. Albo coś się wysypie na produkcji, albo klient złoży reklamację albo ceniony pracownik rzuci papierami. Lepiej, moim zdaniem, załatwiać je możliwie szybko w myśl zasady, że lepiej zapobiegać niż leczyć.

To właśnie w sposobie radzenia sobie z trudnymi tematami potrzebne są najbardziej umiejętności komunikacyjne. To w sytuacji konfliktu, kłótni, dużego problemu najtrudniej jest zachować spokój i zadbać o interesy wszystkich stron. I to tu najbardziej widać jakim jesteś liderem.

Straszenie pracowników i zabranianie im pomyłek niszczy relację i niczego nie zmienia. Wpływa też destrukcyjnie na rozwój kompetencji pracownika.

6. Wykorzystywanie pozycji do manipulowania pracownikami

Nikt z nas nie lubi być manipulowany, czyli kiedy ktoś chce, żebyśmy zrobili coś, co nie jest dla nas korzystne, a korzystne jest tylko dla niego.

💬 Szef: Pamiętaj! Jak usłyszysz coś od Adama na produkcji, to od razu przyjdź do mnie! A Ja o tym nie zapomnę przy dzieleniu premii.

To coś, czego pracownik absolutnie nie powinien słyszeć. Próby manipulowania innymi do osiągnięcia własnych celów są nie tylko nieetyczne, ale mogą także prowadzić do utraty zaufania współpracowników i całego zespołu. No bo jeśli szef robi coś takiego przeciwko mojemu koledze, to co robi wobec mnie?

Tak, wiem, im większa organizacja, tym częściej niestety tego doświadczamy i nazywamy to… polityką.

Między manipulacją a wywieraniem wpływu jest cienka czerwona linia pod nazwą intencje. Jeśli intencją lidera jest osiągnąć coś kosztem pracownika lub współpracownika i to bez jego wiedzy, to mamy do czynienia z manipulacją. Wszystko inne jest wywieraniem wpływu. Dopóki intencja jest pozytywna, to wszystko jest ok, ale kiedy zamiary szefa są niecne, to jest to droga w złym kierunku.

Na tym kanale zachęcamy do otwartej, szczerej i bezpośredniej komunikacji, bo naszym zdaniem w długim okresie jest to bardziej opłacalna postawa dla wszystkich stron.

7. Zrzucanie winy na innych

Jeśli jesteś liderem, to na koniec dnia odpowiadasz za wszystko, co dowozi Twój zespół. Także za te niechciane rzeczy. Dlatego Twoi pracownicy nigdy nie powinni słyszeć, że zwalasz na nich winę, szczególnie na forum.

💬 Szef: ”Brawa dla Jurka! Nie przypilnował dostawy dla klienta i dzięki niemu cały dział nie dostanie premii, a ja muszę się tłumaczyć przed zarządem! Cudownie!”

Ten punkt wiąże się z drugim. Skuteczny lider zawsze bierze na siebie odpowiedzialność za błędy i porażki, a nie zrzuca winy na innych. Nawet jeśli wprost zawalił pracownik, to powstają pytania o to, czy był odpowiednio przeszkolony, poinformowany itd. Dlatego załóż, że problem pojawiający się u Twojego pracownika jest lampką ostrzegawczą odnośnie Twojego sposobu zarządzania. Bo, jeśli pracownicy słyszą od szefa, że wszyscy i wszystko jest winne tylko nie on, to raczej nie buduje to jego autorytetu.,

Przyznanie się do błędu, to przyznanie, że jesteś człowiekiem.

Przy okazji zrzucanie winy na innych pokazuje, że szef ulega błędowi atrybucji. Błąd ten polega na tym, że kiedy myślimy o swoim sukcesie, to jego źródeł doszukujemy się w nas samych. W naszym podejściu do pracy, kompetencjach itd. Jeśli jednak myślimy o naszej porażce, to jej źródeł doszukujemy się w okolicznościach zewnętrznych, czyli właśnie “oni są winni”. Paradoks polega na tym, że kiedy myślimy o innych, to mamy tendencję do odwracania sposobu myślenia. Czyli źródłem błędu i porażki jest postawa i podejście np. pracownika. On jest leniwy, on jest złośliwy. Źródła jego sukcesu są z kolei na zewnątrz. Ma wspaniałego szefa, miał niesamowite szczęście, jego teść jest dobrze ustawiony itd.

Dlatego uważaj na błąd atrybucji, bo rzeczywistość jest bardziej złożona niż się wydaje i bierz na klatę odpowiedzialność za błędy i porażki Twojego zespołu, a następnie wyciągaj wnioski i udoskonalaj procesy.

8. Nieustanne kontrolowanie i mikrozarządzanie

Nikt z nas nie lubi, kiedy szef kontroluje nasz każdy ruch i odbiera jakąkolwiek autonomie. Jako pracownicy nie cierpimy ciągłych pytań: “dlaczego to?”, “dlaczego tamto?”.

💬 Szef: Jak to zrobiłeś to po swojemu? Przecież wyraźnie Ci mówiłem co po kolei masz zrobić!

Mikrozarządzanie i nieustanne kontrolowanie zespołu nie tylko utrudnia pracę, wydłuża proces decyzyjny, ale również zmniejsza zaufanie i morale zespołu.

Pracownicy czują się traktowani jak dzieci, które nie mogą podjąć najprostszej decyzji, bo szef (rodzic) zawsze wie lepiej, a jak nie wie, to patrz punkt wyżej.

Tak, oddawanie ludziom odpowiedzialności wiąże się z tym, że będą popełniać błędy, to naturalny element procesu uczenia, a Ty masz wybór: albo wszystko na Twojej głowie albo więcej czasu na ważne tematy, bo ludzie są coraz bardziej samodzielni i odpowiedzialni.

Współczesne miejsce pracy wymaga elastyczności, współpracy i zaufania, a nie sztywnej hierarchii, w której tylko szef może podejmować decyzje.

Oczywiście lider ma prawo pytać i kontrolować.

Ważne, żeby nie stało się to sednem jego pracy, bo rolą skutecznego lidera jest budowanie samodzielności i odpowiedzialności pracowników. To nie znaczy, że lider pozbywa się funkcji kontrolnej, ale korzysta z niej sensownie. Lider zawsze ma wybór pomiędzy podejmowaniem decyzji:

📌 samodzielnie,
📌 konsultowaniem decyzji,
📌 moderowaniem
📌 lub delegowaniem odpowiedzialności.

Autonomia w stanowieniu o tym co, jak i kiedy się robi znakomicie wzmacnia motywację wewnętrzną pracowników. Nadmierna kontrola, wręcz przeciwnie, zabija motywację wewnętrzną i tworzy z ludzi decyzyjne zombi.

💬 Pracownik: Szefieeee, co mam teraz robić?

Pamiętaj, że co dwie głowy to nie jedna i warto korzystać z wiedzy i umiejętności swoich ludzi. Warto ich rozwijać, także poprzez pozwalanie na błędy. W przeciwnym razie wcześniej czy później staniesz się organizacyjnym wąskim gardłem. O tym jak ważna jest sztuka uczenia się na błędach możesz przeczytać w książce Rafała Żaka “Sztuka błądzenia”.

Na koniec jeszcze jedna ważna rzecz. W wielu sytuacjach, to, co masz do powiedzenia, jest ważne, ale równie ważne, jeśli nie ważniejsze, jest to jakim mówisz to tonem i z jakim nastawieniem, czyli sposób ma znaczenie.

I to tyle na dziś. Jeśli masz jakieś pytania lub w Twojej pracy zdarzają się trudności, z którymi nie wiesz jak sobie poradzić, to napisz do mnie na rafal@besmarter.pl, a ja postaram się Ci pomóc.

Dzięki!

Rafał