Skoro otworzyłeś ten wpis, to pewnie jesteś liderem i czujesz, że coś w swojej pracy mógłbyś robić lepiej. Jeśli tak jest, to koniecznie przeczytaj ten materiał do końca.

👉 Przedstawię w nim 5 ważnych rzeczy, które pomogą Ci zarządzać zespołem po ludzku oraz efektywnie.

Zapraszam do kolejnego odcinka Firmy z Głową! 🚀

Odcinek możesz:
– obejrzeć na Youtube klikając w miniaturę powyżej 🎥,
– odsłuchać w formie podcastu na Spotify. 🎧
– przeczytać w formie tekstowej poniżej.

Od ponad 10 lat jestem trenerem biznesu i spędziłem setki godzin na sali szkoleniowej szkoląc szefów, menedżerów i liderów. Moje doświadczenie oraz rozmowy z mnóstwem osób na stanowiskach kierowniczych doprowadziły mnie do wniosku, że jest 5 kluczowych rzeczy, które łatwo wdrożyć, a pozwalają nam, liderom, cieszyć się efektywnym i zaangażowanym zespołem.

👉 Udzielanie na bieżąco informacji zwrotnej

Bez względu na to, czy Twoim celem jest wynik Twojego zespołu, czy rozwój kompetencji członków zespołu, czy może jedno i drugie, to bez udzielania na bieżąco informacji zwrotnej będzie trudno go osiągnąć.

Informacja zwrotna jest ważna, ponieważ pozwala pracownikom zorientować się, jak dobrze wykonują swoje obowiązki i gdzie mogą coś zmienić lub poprawić, dzięki czemu mogą osiągać lepsze wyniki w pracy.

Ponadto informacja zwrotna może pomóc pracownikom poczuć się ważnymi i docenionymi w miejscu pracy, co może zwiększyć ich zaangażowanie i motywację. Jeśli pracownicy nie otrzymują informacji zwrotnej, mogą czuć się niepewnie co do jakości wykonywanej pracy, bo nie wiedzą, co mogą zrobić, aby ją poprawić. Może to również prowadzić do obniżenia morale i zmniejszenia zaangażowania.

Warto jednak pamiętać, że informacja zwrotna to coś więcej niż “robisz to dobrze” albo “robisz to źle”.

Jeśli chcesz bardziej szczegółowo zgłębić ten temat, to możesz obejrzeć nasz odcinek o modelu FUKO, w którym Adrian mówi jak udzielać pracownikom feedbacku także w mniej przyjemnych sytuacjach.

Żeby przekonać się jak informacja zwrotna działa w praktyce, szukaj okazji, żeby jej udzielić. Szczególnie wersji wzmacniającej oczekiwane zachowania pracowników.

Ok, wiemy już, że feedback jest niezwykle cenny w codziennej współpracy z ludźmi. Co jest również ogromnie ważne?

👉 Dotrzymywanie danego słowa

Dotrzymywanie słowa ma ogromne znaczenie przy budzeniu zaufania u pracowników. Szef, który robi to, co mówi albo to, co obiecuje, buduje poczucie bezpieczeństwa u swoich ludzi. Paradoksalnie zwiększa to również dyscyplinę w zespole, bo pracownicy wiedzą, że szef wyciągnie zapowiedziane konsekwencje. Jednocześnie, kiedy szef obiecuje, że zajmie się zgłoszonym problemem, to zespół wie, że to zrobi. Ludzie mają wewnętrzny radar związany z nieszczerymi obietnicami i znakomita większość z nas woli usłyszeć słabą prawdę niż cudowne kłamstwo.

Dotrzymywanie słowa ma znaczenie przy małych i dużych tematach. A więc, jeśli obiecujesz pracownikowi, że przejrzysz raport do końca tygodnia, to przejrzyj albo wróć do niego z informacją o zmianie terminu. Jeśli obiecasz, że przeanalizujesz problem, to zrób to, i to najlepiej z jego udziałem.

Pamiętaj, że dotrzymywanie słowa lub obietnic, to podstawa uczciwej i etycznej komunikacji w miejscu pracy.

👉 Wspieranie w rozwoju

Kolejnym ważnym aspektem jest wspieranie ludzi w rozwoju i zwracanie uwagę na to jaki mają mindset, czyli zestaw przekonań.

Wg badań prof. Carol Dweck w każdej populacji 40% osób ma wyraźne nastawienie na stałość, czyli przekonanie, że nasze cechy genetyczne i wynikające z nich możliwości są stałe, 20% reaguje na kontekst sytuacyjny i ma różne nastawienie zależne od sytuacji, a 40% ma wyraźne nastawienie na rozwój, czyli przekonanie, że zestaw genów jest tylko punktem wyjścia i mamy nieograniczone, nieznane możliwości. Co to znaczy w praktyce?

Jeżeli masz w zespole 10 osób, to statystycznie co najmniej 4 z nich wierzą, że mogą zrobić więcej, lepiej, szybciej. To znaczy, że mają potencjał do osiągnięcia sukcesu i szukają ku temu okazji i wyzwań. Co więcej, są odporne na porażki i wytrwałe, zwłaszcza w chwilach gdy coś idzie nie tak. Warto takie osoby angażować w trudniejsze zadania, dawać ambitne projekty i wykorzystywać ich naturalny potencjał.

Prawdopodobnie, to że jesteś liderem, liderką albo chcesz nim/nią zostać świadczy właśnie o tym, że wierzysz w swoje możliwości i masz nastawienie na rozwój.

Uważaj jednak na to, aby nie skreślać pozostałych 6 członków Twojego “statystycznego” zespołu!

Badania prof. Dweck przedstawiają z jednej strony siłę przekonań i to jak one wpływają na naszą rzeczywistość, a z drugiej strony pokazują, że możemy te przekonania zmieniać, kreować i co za tym idzie kształtować naszą rzeczywistość.

Warto zatem będąc w roli lidera wzmacniać u swoich pracowników nastawienie na rozwój.

Jak to robić?

Przede wszystkim doceniaj wytrwałość, dostrzegaj postępy i rozwój kompetencji swoich pracowników, a nie tylko efekty ich pracy. Te z czasem się pojawią. Według prof. Dweck nie powinniśmy nagradzać jedynie za talent, lecz za wkładany wysiłek, wytrwałość i koncentrację na zadaniu. W ten sposób można pomóc ludziom przestawić nastawienie ze stałości w rozwój, a dzięki temu zwiększyć skuteczność i efektywność zespołu.

Pamiętaj, jeśli zależy Ci na efektywności całej organizacji, to musisz dbać o rozwój swoich pracowników, ponieważ w innym przypadku możesz z czasem stracić najcenniejszych członków twojego zespołu.

👉 Zarządzanie procesami

Niezależnie czy jesteś liderem produkcji, logistyki, sprzedaży czy innego działu w firmie, warto żebyś patrzył, patrzyła na firmę jak na powiązane ze sobą procesy. Myślenie procesowe pozwoli Ci oderwać się od szukania winnych błędów i zamiast tego skoncentrować się na takim ułożeniu współpracy pomiędzy działami i pracownikami, żeby realizacja zadań była płynna, szybka i skuteczna.

Podczas szkoleń menedżerowie skarżą się, że w ich firmach, ktoś o czymś zapomniał, ktoś coś przeoczył i tak dalej. W ich wypowiedziach zawsze jest jakiś “ktoś”, który jest winien zaistniałej sytuacji. Kiedy jednak dopytuję i drążę temat okazuje się, że właściwie nie wiadomo, kto komu przekazuje informacje i co po kolei dzieje się z danym zadaniem. Trudno jest ustalić kto jest za nie odpowiedzialny i na jakim etapie utknęliśmy. Dopóki za cały proces odpowiedzialna jest jedna osoba, to z reguły nie ma kłopotu, ale jak pojawia się więcej osób, to zaczynają się problemy.

Żeby Twój zespół działał skutecznie, zastanów się i opisz jak przebiega realizacja poszczególnych zadań. Może to być np. przyjęcie zamówienia, coroczna inwentura czy zatrudnienie pracownika. To często procesy, które składają się z kilku/kilkunastu mniejszych zadań i które muszą być zrealizowane w określonej kolejności przez określone osoby.

Poświęcenie czasu na to zagadnienie pozwoli w przyszłości ograniczyć ilość błędów i dużo szybciej podejmować decyzje. Dobry menedżer powinien tak ułożyć procesy, aby nawet podczas jego nieobecności, wszystko działało sprawnie. Oczywiście warto tutaj porozmawiać z pracownikami, którzy zajmują się danymi czynnościami na co dzień, ponieważ to oni wiedzą najlepiej jak realizuje się poszczególne zadania, gdzie potencjalnie można oszczędzić czas oraz jakie nieprzewidziane sytuacje mogą mieć miejsce.

👉 Autonomia pracowników

Jeśli tylko możesz przekazuj ludziom odpowiedzialność i dawaj im możliwość podejmowania decyzji.

Dlaczego to jest ważne?

Ponieważ badania pokazują, że jeśli ludzie mają wpływ na to co, jak i kiedy robią w firmie, to rośnie ich motywacja, zaangażowanie i zadowolenie z pracy. I to właściwie powinno wystarczyć jako argument, ale podam Ci jeszcze jeden.

Spójrz na autonomię pracowników jak na zadanie matematyczne. Jeśli masz 10 członków zespołu i każdy z nich poprosi Cię o podjęcie jednej decyzji w ciągu dnia, to masz 10 decyzji do przeprocesowania w swojej głowie. Ale jeśli każdy z nich poprosi Cię o 10 decyzji, to Ty masz już 100 decyzji do podjęcia. Każda z tych decyzji to czas, który musisz poświęcić na jej przeanalizowanie, rozważenie za i przeciw, przekazanie jej pracownikowi. Nawet jeśli są to sekundy, to kumulują się w skali dnia, tygodnia, roku i dają potężne wartości.

Jeżeli w ciągu dnia poświęcisz na nie 5 minut, to w skali tygodnia będzie to tylko 25 minut, ale w skali roku już 18 godzin, czyli dwa i pół dnia pracy. Niby nic, ale jeśli takie decyzje zajmą Ci 60 minut dziennie, to w skali roku stracisz prawie 28 dni pracy. I to się dzieje. W wielu zespołach menedżerowie starają się zaznaczyć swoją obecność oczekując, że każda decyzja będzie przechodziła przez ich biurko lub skrzynkę mailową.

Decyzje typu akceptowanie urlopów pracowniczych są czystym marnowaniem czasu, a w wielu firmach dobrze opłacani menedżerowie spędzają na tym część swojego dnia pracy.

O tym jak oszczędzać czas i wpływać w ten sposób na efektywność zespołu nagram odrębny odcinek, dlatego jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś lub nie zrobiłaś, to zasubskrybuj nasz kanał, żeby go nie pominąć!

Te pięć rzeczy, czyli:

📌 udzielana na bieżąco informacja zwrotna,

📌 dotrzymywanie słowa,

📌 wspieranie ludzi w rozwoju,

📌 myślenie procesowe

📌 i przekazywanie ludziom odpowiedzialności,

powinny pomóc Ci zarządzać zespołem po ludzku, a jednocześnie skutecznie i efektywnie. To nie jedyne ważne elementy, ale stosunkowo proste do wdrożenia od zaraz. Dlatego zachęcam, żebyś po obejrzeniu tego odcinka natychmiast zaczął lub zaczęła działać.

Jeśli natomiast w Twojej szefowskiej roli zdarzają się trudności, z którymi nie wiesz jak sobie poradzić, to napisz do mnie na rafal@besmarter.pl, a ja postaram się Ci pomóc.

Dzięki!

Rafał