Regulamin realizacji szkoleń otwartych stacjonarnych i on-line

oraz procedura reklamacji i postępowania w przypadku wystąpienia sytuacji nieprzewidzianych

Wysyłając formularz zgłoszenia na szkolenie otwarte potwierdzasz zapoznanie się z poniższymi zasadami.

 

§1 Postanowienia ogólne

  • Regulamin określa zasady uczestnictwa w szkoleniach otwartych stacjonarnych i on line organizowanych przez BeSmarter spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu ulicy Rubież 46 bud. C3/33, 61-612 Poznań, REGON: 521012356, NIP: 7812030957, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000947770
    zwaną dalej Organizatorem.
  • Dowolne organizowane przez Organizatora szkolenie otwarte stacjonarne lub on-line nazywane będzie dalej szkoleniem.
  • Uczestnikiem nazywana będzie dalej osoba fizyczna, pełnoletnia biorąca udział w szkoleniu.
  • Kupującym nazywana będzie dalej osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokona Rejestracji Uczestnika.
  • Rejestracją nazywany będzie proces zgłaszania Uczestnika na Szkolenie.

§2 Szkolenia otwarte stacjonarne i on-line

  1. Organizator realizuje szkolenia otwarte stacjonarne i on-line zwane dalej Szkoleniami w zakresie i terminach szczegółowo określonych na stronie internetowej z opisem Szkolenia i Formularzem Zgłoszeniowym.
  2. Szkolenia stacjonarne prowadzone są w miejscu wskazanym i opisanym przez Organizatora na stronie internetowej szkolenia.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany miejsca przeprowadzenia szkolenia.
  4. Organizator nie ponosi kosztów przejazdu i zakwaterowania Uczestnika w miejscu prowadzenia szkolenia.
  5. Szkolenie on-line odbywa się̨ za pomocą̨ udostępnionego przez Organizatora linku do spotkania on-line w aplikacji Microsoft Teams lub w aplikacji ZOOM wykorzystując połączenie internetowe. Uczestnik zobowiązany jest do zapewnienia sobie, we własnym zakresie, dostępu do urządzenia z dostępem do mikrofonu i kamery, przy użyciu którego możliwe jest uczestnictwo w spotkaniu w w.w. aplikacji, jak również zobowiązany jest do zapewnienia sobie we własnym zakresie dostępu do sieci Internet.
  6. Organizator udostępni Uczestnikom link do Szkolenia najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed terminem szkolenia.

§3 Udział w Szkoleniu

  1. Warunkiem wzięcia udziału w szkoleniu jest Rejestracja Uczestnika na szkoleniu, która polega na:
    • wypełnieniu Formularza Zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej z opisem, terminami i ceną szkolenia oraz jego przesłaniu do Organizatora.
    • przesłaniu przez Organizatora w wiadomości email faktury proforma zawierającej dane niezbędne do uiszczenia opłaty za udział w Szkoleniu.
    • opłacenie przez Kupującego faktury proforma.
    • przesłaniu przez Organizatora w wiadomości email faktury VAT.
  2. W przypadku przekroczenia limitu miejsc we wskazanym terminie Kupujący otrzyma bezzwłocznie zwrot środków lub w porozumieniu z Organizatorem ustalony zostanie inny termin udziału Uczestnika w Szkoleniu.
  3. Poprzez wysłanie Formularza Zgłoszeniowego Kupujący wyraża zgodę na przesyłanie drogą elektroniczną faktury VAT i faktury proforma na adres mailowy wskazany w Formularzu Zgłoszeniowym.
  4. Cena szkolenia obejmuje:
    • W przypadku szkolenia stacjonarnego: udział w szkoleniu, materiały szkoleniowe oraz certyfikat ukończenia szkolenia, a także koszty cateringu (przerwy kawowe i obiad)
    • W przypadku szkolenia on-line: udział w szkoleniu, materiały szkoleniowe w formie elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia w formie elektronicznej (dokument pdf)

§4 Rezygnacja z uczestnictwa

  1. Kupujący ma prawo odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od przesłania Formularza Zgłoszeniowego bez podania przyczyny i ponoszenia kosztów.
  2. W przypadku rezygnacji przez Kupującego z udziału Uczestnika w Szkoleniu w terminie przekraczającym 14 dni od przesłania Formularza Zgłoszeniowego Organizatorowi należy się zapłata za udział Uczestnika w Szkoleniu w pełnej wysokości.

§5 Obowiązki Kupującego i Uczestnika

  1. Kupujący i Uczestnik zobowiązani są do zapoznania się z regulaminem i jego przestrzegania.
  2. Kupujący jest zobowiązany do poinformowania zgłaszanych przez siebie Uczestników o treści Regulaminu. Kupujący zobowiązuje się zwolnić Organizatora z odpowiedzialności za ewentualne niepoinformowanie Uczestników o treści Regulaminu, w tym w szczególności za niezrealizowanie przez Organizatora obowiązku informacyjnego, o którym mowa w RODO.

§6 Zmiany terminu szkolenia

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu szkolenia.
  2. W przypadku zmiany terminu Szkolenia i związanej z tym rezygnacji Kupującego z udziału Uczestnika w Szkoleniu, Kupującemu przysługuje prawo do zwrotu całości zapłaconej za Szkolenie ceny.
  3. Zwrot nastąpi w terminie 30 dni od dnia złożenia przez Kupującego Oświadczenia o rezygnacji z uczestnictwa w Szkoleniu ze względu na zmianę terminu.
  4. Kupujący ma prawo do złożenia Oświadczenia o rezygnacji z uczestnictwa w Szkoleniu ze względu na zmianę terminu w ciągu 7 dni kalendarzowych od przekazania przez Organizatora informacji o zmianie terminu.
  5. Informacja o zmianie terminu przekazana zostanie za pośrednictwem adresu email wskazanego w formularzu zgłoszeniowym.

§7 Reklamacje

  1. Klient ma prawo składania reklamacji usługi szkoleniowej, jeżeli nie została ona zrealizowana zgodnie z ofertą szkolenia otwartego lub umową szkolenia zamkniętego.
  2. Każda reklamacja zostanie rozpatrzona indywidualnie.
  3. Skarga lub reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej na adres: Besmarter Sp. z o.o. ul. Rubież 46 bud. C3/33, 61-612 Poznań, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej procedury za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej na adres: kontakt@besmarter.pl lub doręczona osobiście do biura firmy.
  4. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać nazwę firmy oraz imię i nazwisko uczestnika, dane kontaktowe osoby zgłaszającej reklamacje, przedmiot reklamacji (nazwa szkolenia, termin i miejsce realizacji), uzasadnienie merytoryczne i formalne reklamacji, oczekiwania wobec firmy szkoleniowej, propozycję rekompensaty.
  5. Reklamację można złożyć najpóźniej w ciągu 14 dni kalendarzowych licząc od dnia zakończenia szkolenia
  6. Organizator szkolenia ma 14 dni roboczych na rozpatrzenie reklamacji, a w przypadkach wymagających dodatkowych czynności wyjaśniających czas rozpatrywania reklamacji może ulec wydłużeniu maksymalnie do 21 dni roboczych.
  7. Organizator szkolenia ma prawo zwrócić się do składającego skargę lub reklamacje o dodatkowe pisemne wyjaśnienia.
  8. Klient ma prawo w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji reklamacyjnej złożyć odwołanie od wydanej przez podmiot decyzji o ile wcześniej nie zaakceptował propozycji rekompensaty. W takim przypadku Organizator wydaje drugą decyzje w terminie 14 dni roboczych od dnia złożenia skargi.
  9. Pozostałe kwestie związane z reklamacją normowane są przez Kodeks Cywilny.

§8 Procedura postępowania w przypadku wystąpienia działań nieprzewidzianych

  1. Zachowanie zasad bezpieczeństwa na sali szkoleniowej:
    • Firma szkoleniowa organizuje szkolenia w salach szkoleniowych spełniających zasady BHP i PPO.
    • W przypadku wystąpienia sytuacji zagrażających bezpieczeństwu uczestników, zastosowanie mają przepisy BHP i PPO.
  2. Ogólne zasady postępowania w sytuacjach nieprzewidzianych:
    • Trener prowadzący szkolenie ma obowiązek niezwłocznie skontaktować się z Przedstawicielem Firmy szkoleniowej, w celu podjęcia kroków do rozwiązania zaistniałych problemów możliwie jak najszybciej.
    • Przedstawiciel firmy szkoleniowej/ Kierownik merytoryczny ma obowiązek niezwłocznie skontaktować się z Przedstawicielem Klienta w celu przedstawienia sytuacji oraz ustalenia kroków do rozwiązania zaistniałych problemów możliwie jak najszybciej.
  3. Choroby lub inne sytuacje powodujące nieobecność trenera:
    • Instytucja szkoleniowa zastrzega sobie prawo do zaproponowania zmiany terminu szkolenia otwartego nie później niż 3 dni przed datą jego rozpoczęcia bez ponoszenia konsekwencji.
  4. Brak dostępności miejsca szkolenia:
    • W przypadku braku dostępności miejsca szkolenia Firma podejmie działania do zapewnienia innej sali szkoleniowej w tym samym budynku, o ile zachowuje wymagany standard.
    • W przypadku szkolenia otwartego Firma szkoleniowa zastrzega sobie prawo do odwołania szkolenia w przypadku braku możliwości zapewniania odpowiedniej sali zastępczej.
  5. Pozostałe procedury pozostają bez zmian.
  6. Udział w szkoleniu osób nietrzeźwych:
    • Poza standardowymi procedurami postępowania, trener ma prawo poproszenia uczestnika o opuszczenie sali szkoleniowej, a w wyjątkowych sytuacjach, żądania opuszczenia sali, jeżeli zachowanie uczestnika uniemożliwia prowadzenie szkolenia.

§9 Klauzula informacyjna dla Kupujących i Uczestników

  1. Administratorem Państwa danych osobowych Besmarter sp. z o.o., z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Rubież 46, 61-612 Poznań, NIP: 7812030957, KRS: 0000947770.
  2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami w następujący sposób:
    Adres pocztowy – Besmarter Sp. z o.o., ul. Rubież 46 bud. C3/33, 61-612 Poznań
    Adres poczty elektronicznej – kontakt@besmarter.pl
  3. Dane osobowe podane przez klientów i uczestników szkoleń pozyskujemy w zakresie niezbędnym do realizacji usługi i są przetwarzane w celach:
    • rejestracja na szkolenie i wysyłki wiadomości Newsletter – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą,
    • realizacja usługi – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO gdyż jest to niezbędne do wykonywania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
    • wystawienie certyfikatów i zaświadczeń – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych celów Administratora, polegających na dbaniu o pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa,
    • prowadzenia rozliczeń finansowych i innych wynikających z prawa – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, dla celów wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
    • ustalania, dochodzenia roszczeń oraz w celach statystycznych, analitycznych, archiwalnych, marketingowych, – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, to jest dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.
  1. Dane osobowe związane z organizacją szkoleń są przekazywane do podwykonawców bezpośrednio zaangażowanych w prowadzenie szkoleń jak np. obsługa księgowa, kadrowa. Przetwarzanie tych danych osobowych jest regulowane Umową powierzenia przetwarzania danych.
  2. Państwa dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: EOG). Mając jednak na uwadze usługi świadczone przez podwykonawców Administratora przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Administrator może zlecać wykonanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG co może powodować przekazanie Państwa danych poza obszar.

Korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft i Google. Firmy te zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.

Aplikacje sieciowe dostępne przez internet online:

Dane osobowe związane z organizacją szkoleń są przekazywane, przechowywane i przetwarzane w następujących serwisach zewnętrznych usługodawców:

    • OneDrive – podmiot trzeci: Microsoft (polityka prywatności) – do przechowywania dokumentów związanych z organizacją szkoleń i danymi uczestników.
    • Notion – podmiot trzeci: Notion Labs (polityka prywatności) – do zarządzania projektami i przetwarzania danych osobowych w kontekście realizacji szkoleń.
    • Microsoft 365 (poczta elektroniczna) – podmiot trzeci: Microsoft (polityka prywatności) – do komunikacji z uczestnikami i klientami, a także wymiany dokumentów.

Rozsyłanie wiadomości Newsletter:

Administrator w celu świadczenia usługi Newsletter, korzysta z usług podmiotu trzeciego – serwisu (Mailerlite). Dane wprowadzone w formularzu zapisu do wiadomości Newsletter są przekazywane, przechowywane i przetwarzane w serwisie zewnętrznym tego usługodawcy.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych – media społecznościowe:

Dane osobowe mogą być publikowane w mediach społecznościowych:

    • Facebook (polityka prywatności) – w postaci wizerunku uczestnika szkolenia zarejestrowanego na zdjęciu grupowym.
  1. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie przez okres świadczenia usługi szkoleniowej a także po jej zakończeniu w celach:
    • dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem usługi,
    • wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,
    • zapobiegania nadużyciom i oszustwom,
    • statystycznych i archiwizacyjnych,

    maksymalnie przez okres do upływu przedawnienia roszczeń, które mogą być podnoszone wobec Wykonawcy albo które przysługują Wykonawcy, tzn. kiedy jest wymagane zabezpieczenie prawnie uzasadnionych celów dalszego przetwarzania tych danych przez Administratora. W takiej sytuacji Administrator będzie przechowywał wskazane dane, od czasu żądania ich usunięcia przez Użytkownika, nie dłużej niż przez okres 3 lat, w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia zapisów umowy o świadczenie usług (w przypadku szkoleń zamkniętych) albo regulaminu realizacji otwartych szkoleń stacjonarnych i on-line (w przypadku szkoleń otwartych).

  1. Na zasadach i warunkach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych oraz ich sprostowania (uzupełnienia, poprawiania), usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz do cofnięcia, w dowolnym momencie, każdej udzielonej nam zgody na przetwarzanie danych osobowych. W celu skorzystania z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem.
  2. Jeżeli uznają Państwo, że Państwa dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami prawa, możliwe jest wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  3. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne jednak niezbędne do wykonania usługi.
  4. Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.
  5. Szczegóły dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych dostępne są w Polityce Prywatności.

§10 Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego i innych przepisów powszechnie obowiązujących.