Szef: Oj Kowalski, Kowalski! Znowu źle to zrobiłeś, nie mogę Cię na chwilę spuścić z oka! 😡

Pracownik: Szefie, nie wiedziałem, że to ma tak wyglądać. 🙄

Szef: Nie wiedziałem, nie potrafię, nie tak to zrozumiałem… Ciągle trzeba Ci coś tłumaczyć! Nie po to Cię zatrudniałem, żeby wszystko po Tobie poprawiać! 🤬

Znacie to? Szefowie rozczarowani wynikami rekrutacji? Menadżerowie, którzy już po dwóch, trzech miesiącach są zawiedzeni nowym pracownikiem? 🤔

Cóż, zdarzają się błędy w rekrutacji, zdarzają się pomyłki.

Jednak o wiele częściej szefowie popełniają błędy we wdrożeniu nowego pracownika do zespołu i firmy. O co szef powinien zadbać na początku współpracy? Co pozwoli uniknąć, a przynajmniej zminimalizować ryzyko zawodu i rozczarowania?

O tym dowiesz się z dzisiejszego odcinka Firmy z Głową.

Możesz obejrzeć go na Youtube klikając w miniaturę 🎥 (film na napisy) lub przeczytać w formie tekstowej poniżej.

Rotacja pracowników

Zmiany osobowe w zespole to chleb powszedni każdego szefa. A jak nie zmiany pojedynczych osób, to zmiana całego zespołu ze względu na awans lub objęcie nowego obszaru odpowiedzialności. Czasem trzeba “oddać” dobrego pracownika, bo w innym miejscu organizacji jest wakat.

To cudownie, że nasi ludzie awansują, jednocześnie nawet w takim przypadku potrzebujemy zmierzyć się z wdrożeniem nowej, czasem zupełnie niedoświadczonej osoby.

Etap wdrożenia pracownika do naszego zespołu jest niezwykle ważny, ponieważ w tym czasie poznajemy się i kalibrujemy we wzajemnej współpracy.

Poznajemy nasze nawyki i przyzwyczajenia, reakcje na sukcesy i trudności, a pracownik zderza się z zespołową rzeczywistością i sposobem pracy szefa.

Warto w takiej sytuacji pamiętać o trzech ważnych kwestiach.

Umów się na zasady współpracy

Po pierwsze, na początku każdej współpracy warto umówić się na jej zasady.

Jak mówi stary chemiczny żart, “potrzebne są zasady, żeby nie było kwasów”.

Każdy z szefów widzi zachowania pracowników, na które warczy, które wyprowadzają go z równowagi oraz takie, które go cieszą, które docenia.

Są też takie, których nie zauważa, bo wydają mu się absolutnie standardowym zachowaniem każdego pracownika.

Jednocześnie każdy z nas, ze względu na swój charakter i doświadczenia, ma nieco inny zestaw zachowań, które docenia i które go irytują. Czasem różnice wynikają po prostu z przyjętej przez nas definicji, np. punktualnie, to dla jednej osoby znaczy “obecność na spotkaniu 5 minut przed wyznaczoną godziną”, dla innej “15 minut po wyznaczonej godzinie jest ok”, a dla trzeciej “trzeba pojawić się w punkt”.

Jak widzisz samo powiedzenie pracownikowi, że “ważna jest dla mnie punktualność” nie wystarczy, ponieważ możecie ją różnie rozumieć.

W związku z tym na początku współpracy precyzyjnie określaj zachowania, które Cię irytują, drażnią i będą wywoływały Twoją złość. Dzięki temu pracownik będzie miał czytelną informację, czego unikać we współpracy z Tobą.

Podobnie w drugą stronę. Jeżeli są zachowania, na których szczególnie Ci zależy, które doceniasz i promujesz we współpracy z ludźmi, to daj znać pracownikowi co to jest, bo będzie miał jasną instrukcję czym może sobie zasłużyć na docenienie ze strony szefa.

Dobrze jeśli nie jest to bardzo długa lista zasad. Lepiej żebyś na początku określił 2-3 zachowania nietolerowane i 2-3, które doceniasz, a z czasem dodawał kolejne, jeśli będą potrzebne.

Intencją tych ustaleń jest to, żeby pracownik wiedział na czym Ci zależy i czego chcesz uniknąć, a nie musiał się tego domyślać.

A teraz posłuchaj, jak może wyglądać taka rozmowa z pracownikiem:

“Marek, zaczynamy naszą współpracę, dlatego chcę Ci powiedzieć o kilku ważnych dla mnie kwestiach, żeby uniknąć nieporozumień w przyszłości. Będą cztery.

Po pierwsze, nie toleruję spóźniania. Dla mnie ustalona godzina, to ustalona godzina, czyli jak umawiamy się na 9.00, to jesteśmy gotowi do rozmowy czy do pracy o 9.00, a nie dopiero wpadamy do biura i zaczynamy się szykować do rozmowy.

Po drugie, jeśli masz wątpliwości z czymkolwiek albo popełnisz błąd, to zgłaszaj to od razu. Wolę wiedzieć o problemie natychmiast, niż być w jakikolwiek sposób zaskakiwanym w najmniej odpowiednim momencie. Szczególnie teraz na początku naszej współpracy dawaj mi znać w każdej takiej sytuacji, nawet jeśli pomyślisz, że to zawracanie gitary. Z czasem ja nabiorę zaufania do Twoich umiejętności, a Ty pewności w tym co robisz.

Po trzecie, bardzo doceniam kiedy ludzie chcą być jak najlepsi w swojej dziedzinie. Szukają wiedzy, czytają, pytają innych pracowników. Uczą się. Zależy mi na takiej postawie, bo daje nam to szansę na bycie liderami w naszej branży. Do tego Cię bardzo gorąco zachęcam.

Po czwarte, bardzo doceniam współpracę zespołową. Możesz liczyć na pomoc kolegów i koleżanek, na moją pomoc, a jeśli będziesz miał okazję, to nie wahaj się pomagać innym. To dla mnie bardzo istotne, żebyśmy mogli wzajemnie na siebie liczyć.

Czy te cztery zasady są dla Ciebie zrozumiałe? Chciałbyś coś dodać od siebie? Skomentuj to jakoś.”

Precyzyjnie określaj zadania do realizacji

Po drugie, zadbaj żeby nowy pracownik był precyzyjnie poinstruowany co, jak i kiedy ma zrobić. Częstym błędem na początkowym etapie współpracy jest zakładanie, że pracownik wie jak ma zrealizować zadanie, bo np. mówił na rekrutacji, że potrafi, bo pracował w podobnej firmie i na podobnym stanowisku. Niestety rzeczywistość jest taka, że czasem kompletnie nie wie jak coś zrobić, czasem podkolorowuje poziom swojej kompetencji, a czasem jego sposób pracy po prostu nam nie odpowiada.

Warto nawet wobec bardzo doświadczonych pracowników włączyć zasadę ograniczonego zaufania wobec ich kompetencji. Możesz zakontraktować, że przez pierwszy okres będziesz upewniać się, że potrafią i że zrealizują zadanie zgodnie z twoimi oczekiwaniami.

Nie zapomnij nazwać sensu i intencji Twojego zachowania, żeby pracownik nie poczuł się nadmiernie kontrolowany, bo to będzie zabijać jego zaangażowanie i motywację.

Jeśli mamy osobę niedoświadczoną to konieczne jest dostarczanie bardzo precyzyjnych instrukcji. W tym przypadku szef zamienia się w trenera i instruktora, np.

“Grzegorz, mam dla Ciebie zadanie. Ostatnio zdarzyło nam się kilka razy, że ludzie szukali różnych informacji. Ktoś coś pamiętał, ktoś miał inną wersję. Zrobił się nam po prostu bałagan, a różnych istotnych informacji przybywa. Dlatego chcę, żebyś do końca marca stworzył firmową bazę wiedzy.

Wybrałem Ciebie, bo jesteś nowy i będziesz się teraz uczył firmy, zasad pracy, itd., a to jest moim zdaniem absolutnie naturalna sytuacja tworzenia bazy wiedzy. Chodzi tylko o stworzenie narzędzia, w którym każdy obecny pracownik i każda nowa osoba znajdzie potrzebne informacje dotyczące naszej firmy i jej funkcjonowania.

Ja używam od jakiegoś czasu aplikacji Notion, które uważam za bardzo fajne narzędzie do tego typu rzeczy, dlatego pokażę Ci co i jak w tym narzędziu można zrobić, a Ty ją dostosujesz do naszych realiów.

Co Ty na to?”

Pamiętaj o feedbacku

Po trzecie, często udzielaj informacji zwrotnej. Zarówno wzmacniającą zachowania przez nas oczekiwane i doceniane, jak i korygującą zachowania, które nas irytują i naruszają ustalone zasady współpracy. Gdy pracownik robi coś dobrze, to powiedz mu o tym, dzięki temu poczuje się doceniony i będzie wiedział, że Ci na tym zależy, np.

“Marcin, chcę Ci coś powiedzieć, bo to bardzo ważne i wspominałem Ci o tym na początku naszej współpracy. Widziałem dzisiaj, jak pomagałeś Jurkowi. Pomagałeś mu ogarnąć temat Astanexu. To nie Twoje zadanie, nie Twój klient, ale pomagałeś. Bardzo się cieszę, bo właśnie na tym polega moim zdaniem praca zespołowa, że możemy na sobie polegać, że jeden drugiemu pomaga. Wtedy inni pracownicy widząc Twoje zachowanie uczą się i jest szansa, że też komuś pomogą. Bardzo Ci dziękuję!”

Gdy pracownik robi coś źle, również poinformuj go o tym, jednocześnie tłumacząc dlaczego jest to dla nas ważne i jak jego błędy wpływają na pracę całego zespołu, np.

“Marek, powiem Ci coś, bo zależy mi na naszej dobrej współpracy. Umówiliśmy się dzisiaj w biurze na 9.00. Byłem gotowy na rozmowę, a Ty przyszedłeś 10 minut po czasie, nie dałeś mi znać, że się spóźnisz i byłeś w totalnej rozsypce. Dokumenty nieprzygotowane, komputer nie uruchomiony. Po prostu byłeś nieprzygotowany do naszej rozmowy. Bardzo się wkurzyłem, bo umówiliśmy się na początku naszej współpracy, jak rozumiemy punktualność. Spotkanie zajęło nam więcej czasu, niż planowałem i do końca dnia miałem obsuwę w kalendarzu. Bardzo tego nie lubię. Bardzo proszę, żeby to był ostatni raz i jak się umawiamy na 9.00, to jesteś o tej godzinie zwarty i gotowy do działania.”

Warto w tym miejscu pamiętać też, że biologicznie i społecznie mamy tendencję do wyszukiwania błędów i problemów, a w pracy z ludźmi znacznie lepsze efekty przynosi docenianie pozytywów, wzmacnianie i chwalenie za włożony wysiłek.

Pamiętaj, że początek współpracy to etap kalibracji i wzajemnego uczenia się, a także uczenia się nowych kompetencji. W związku z tym, błędy po stronie pracownika są nieuniknione. Warto pamiętać jak to było kiedy my sami uczyliśmy się nowych rzeczy i mieć życzliwy stosunek do potknięć pracownika. Przydaje się też odrobina cierpliwości, ponieważ jeśli nie zainwestujemy czasu w rozwój i samodzielność pracownika, to będziemy musieli ciągle i wszystko kontrolować. A przecież nie o to chodzi

Podsumowując

Na początku współpracy umów się z pracownikiem na zasady, precyzyjnie przekaż mu zadania do realizacji i często udzielaj feedbacku.

Te trzy elementy nie gwarantują 100% sukcesu, ale znakomicie zwiększają prawdopodobieństwo dobrego wdrożenia pracownika w jego obowiązki.

Zwiększają prawdopodobieństwo, że za jakiś czas będziemy mieli zadowolonego, samodzielnego i odpowiedzialnego członka zespołu, nad którym nie trzeba stać z kijem i wieszać mu przed nosem marchewki.

Daj znać w komentarzu pod filmem z jakimi kłopotami na początkowym etapie współpracy z ludźmi Ty się mierzysz.

Nie zapomnij też zasubskrybować naszego kanału Firma z Głową i dać łapki w górę przy filmie!

Dobrego!

Rafał