Szef: Julian, widzę, że się nudzisz, a w archiwum jest bałagan. Zajmij się zrobieniem tam porządku.

Pracownik: Szefie, ale dlaczego ja? Ja się nie nudzę, a w archiwum są pająki, których się boję! 😱

Szef: Julian, pająki?! Co Ty gadasz! Nie marudź tylko zabieraj się do roboty!

Pracownik: Do najczarniejszej roboty to zawsze ja! Kowalski biega z pustymi taczkami, ale jak jest coś niewdzięcznego do zrobienia to zawsze ja! 😤

Szef: Juullliaaan! Drugi raz nie powtórzę, nie denerwuj mnie! 🤬

Niestety, podobnie jak w tej scence, wielu szefom zdarza się przymuszać pracowników do wykonania nudnego, niefajnego lub trudnego zadania. Takiego, które jest znacznie poniżej ich kwalifikacji, które postrzegane jest jako najgorsza robota w firmie albo znacznie przekraczającego kompetencje pracownika i wywołującego jego lęk i obawy. Prawie każdego człowieka można przymusić do czegoś czego nie chce. Zdarza się jednak, że stawiany przez pracownika opór kończy się jego rezygnacją z pracy, a w najlepszym wypadku “włoskim strajkiem”, czyli zwolnieniem tempa pracy i udowadnianiem na siłę, że to zadanie jest nie dla niego.

Wobec tego istnieje ryzyko, że Julian będzie długo i niekoniecznie dokładnie porządkował archiwum, żeby kolejnym razem szef dobrze się zastanowił, czy zlecać mu podobne zadanie.

Jak w takim razie zlecać trudne, niechciane i niewygodne zadania? 

Tego dowiesz się z dzisiejszego odcinka Firmy z Głową.

Możesz obejrzeć go na Youtube klikając w miniaturę 🎥 (film na napisy) lub przeczytać w formie tekstowej poniżej.

Dwie płaszczyzny

Przekazując pracownikowi zadanie, przy którym spodziewasz się kręcenia nosem i marudzenia, pamiętaj o dwóch płaszczyznach, na których rozgrywa się sytuacja. O płaszczyźnie zadaniowej i psychologicznej.

Płaszczyzna zadaniowa obejmuje omówienie ze współpracownikiem wszystkich parametrów przekazywanej decyzji czy zadania, które zwiększają szansę na ich efektywną realizację. Na tej płaszczyźnie powinniśmy np.:

• precyzyjnie sformułować oczekiwania,

• określić po czym poznamy, że zadanie jest zakończone sukcesem,

• ustalić ramy czasowe,

• zaplanować i przedyskutować sposoby monitorowania postępów,

• zabezpieczyć niezbędne zasoby,

• ustalić formę i sposób pomocy.

Płaszczyzna psychologiczna, z kolei, dotyczy zadbania o odpowiedzialne przyjęcie zadania przez pracownika, tak aby nie narazić się na opór i jakąś formę strajku, utrudniania, udowadniania, że to głupi pomysł. Koncentrujemy się tutaj na zbudowaniu choćby minimalnej motywacji do odpowiedzialnego zrealizowania zadania.

Z mojego doświadczenia wynika, że szefowie bardzo dużo uwagi poświęcają płaszczyźnie zadaniowej, a zdecydowanie mniej albo wcale płaszczyźnie psychologicznej.

Jednocześnie, to właśnie ta druga jest wyjątkowo ważna. Jeśli nie mamy wewnętrznej zgody pracownika na wzięcie odpowiedzialności za zadanie, jeśli ma związane z nim obawy i zastrzeżenia, to jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że jego realizacja może nie pójść zgodnie z oczekiwaniami szefa.

Opór ze strony pracownika może sygnalizować kilka rzeczy:

• zwykły dyskomfort związany z niechcianym, nudnym zadaniem – “Tam są pająki, kurz i brud!”

• naruszenie poczucia sprawiedliwości – “dlaczego ja, a nie Kowalski?”

• obawę lub niepokój czy pracownik potrafi zrealizować zadanie – “Nie znam się na tym. Nigdy tego nie robiłem.”

I wiele innych, które zależą od konkretnej sytuacji i zlecanego zadania.

O co w takim razie zadbać przekazując decyzję lub zlecając zadanie?

Osiem ważnych elementów

Jest kilka ważnych elementów, które przedstawię w kolejności, jaką rekomenduję na rozmowę z pracownikiem.

Po pierwsze, zadbaj o relacje z pracownikiem.

Możesz powiedzieć coś w rodzaju:

“Julian, pewnie nie będziesz najbardziej zadowolony z tego co mam Ci do przekazania, jednocześnie mam nadzieję, że przyjmiesz to ze zrozumieniem.”

Po drugie – opisz pracownikowi z czego wynika twoja decyzja lub jakie są powody pojawienia się nowego zadania, np.

“Dostaliśmy dzisiaj pismo z ZUS, że wszczynają kontrolę w naszej firmie. Będą prosić o teczki pracowników i różne dokumenty związane z realizacją kontraktów.”

Im dokładniej opiszesz z czego wynika decyzja, tym bardziej będzie ona zrozumiała dla pracownika i będzie większa szansa, że unikniesz jego oporu.

Po trzecie – przekaż pracownikowi swoją decyzję, np.

“W związku z tym podjąłem decyzję, że zajmiesz się uporządkowaniem archiwum.”

Bardzo ważne jest, żeby pracownik usłyszał, że jest to decyzja, a nie prośba, ponieważ prośba zakłada możliwość odmowy bez konsekwencji, a w wielu sytuacjach nie możemy sobie pozwolić na to, żeby o realizacji zadania decydował pracownik.

Po czwarte – uzasadnij swoją decyzję.

O ile kontekst dotyczył powodów podjęcia decyzji (kontrola z ZUS, to źródło decyzji o porządkowaniu archiwum), to uzasadnienie odnosi się bardziej do odpowiedzi na pytanie: dlaczego wybrałem Ciebie do realizacji tego zadania? Np.

“Wiem, że to nieszczególnie fajne zadanie, jednocześnie w tej chwili Kowalski jest zawalony robotą, Anka ma chore dziecko, a Ty jako jedyny z pozostałych pracowników gwarantujesz mi, że porządek będzie zrobiony wzorowo. Zależy mi, żeby podczas kontroli mieć spokojną głowę, że wszystkie dokumenty są na miejscu, a dzięki Tobie mam taką gwarancję.”

I znowu, im dokładniej uzasadnimy, tym łatwiej pracownikowi będzie zrozumieć sens i przyjąć zadanie.

Po piąte – oddaj głos pracownikowi.

Jeżeli w poprzednich punktach pracownik dostał potrzebne mu informacje, to jest szansa, że przyjmie zadanie i przejdziecie do szczegółów realizacji. Nie zawsze jest jednak tak lekko, choć moje doświadczenie mówi, że im więcej zainwestujesz w opis sytuacji i uzasadnienie, tym mniej oporu pojawia się u pracowników, np.

“Jak Ty to widzisz Julian? Dasz radę zaprowadzić tam ten nowy ład?”

Po szóste – obroń swoją decyzję.

Czasem jednak bez względu na to, jak dobrze poprowadzimy pierwszą część rozmowy, pracownik z różnych powodów nie będzie miał ochoty na nową odpowiedzialność i zadania. Może mieć już dostatecznie dużo obowiązków, może się czegoś obawiać albo może mieć subiektywne poczucie niesprawiedliwego potraktowania.

Możliwości jest wiele. W takiej sytuacji, kiedy pracownik oporuje, marudzi i kręci nosem, potrzebujesz obronić swoją decyzję.

Bardzo ważne jest żeby wysłuchać pracownika, później sparafrazować jego wypowiedź i powtórzyć swoją decyzję wraz z uzasadnieniem, np.

Pracownik: Szefie, no słyszę i rozumiem, że to bardzo ważny temat, ale swojej roboty mam po korek. Ostatnie dni pracuję po 10 godzin próbując ogarnąć bieżące zadania, a i tak codziennie wpada coś nowego! Nie dam rady!

Szef: Julian, słyszę, że jesteś niezadowolony, że obawiasz się o Twoje obecne zadania, jednocześnie podjąłem decyzje, że Ty to weźmiesz, bo jesteś najlepszym wyborem. Gwarantujesz mi, że zostanie to dobrze zrobione i że nie będziemy mieli wtopy podczas kontroli, a to jest dla mnie priorytet.

Ta część trwa do momentu, aż usłyszysz od pracownika coś w rodzaju:

Pracownik: No dobra, no co mam zrobić. Tylko potrzebuję ustalić co z innymi zadaniami.

To jest moment, kiedy na poziomie psychologicznym pracownik mówi sakramentalne TAK.

Nie chodzi o to, żeby pracownik nagle był szczęśliwy i zadowolony, ale żeby POMIMO początkowej niechęci zdecydował się wziąć zadanie i zrealizował je z maksymalną starannością.

Po siódme – Zaoferuj pomoc i ustal szczegóły.

Dopiero teraz możesz zaoferować pracownikowi pomoc i przejść do szczegółów zadania oraz podziału odpowiedzialności, czyli przejść na płaszczyznę zadaniową.

Po ósme – podziękuj pracownikowi i doceń jego postawę. Jeśli pojawił się opór, to musiał on przejść wewnętrzną drogę od “nie, nie zrobię tego pod żadnym pozorem” do “ok, niefajne, ale trzeba to ogarnąć.”

Podsumowując

Jak widzisz, nawet trudne i niewygodne zadania, można delegować w sposób motywujący.

Warto poświęcić trochę czasu i zadbać o te kilka elementów, ponieważ zwróci się nam to w jakości zrealizowanych zadań.

Co myślisz o takim schemacie zlecania trudnych i niewygodnych dla pracownika zadań? Daj znać w komentarzu pod filmem jak Ty radzisz sobie z takimi sytuacjami.

Nie zapomnij też zasubskrybować naszego kanału Firma z Głową i dać łapki w górę przy filmie!

Dobrego!

Rafał