Pracownik: Szefie, potrzebuję nową maszynę do zrealizowania tego zlecenia.

Szef: Nie, nie ma mowy.

P: Szefie, ale bez niej nie ma szans tego zrobić.

Sz: Nie, musisz sobie poradzić z tym co masz.

P: Ale szefie…

Sz: Kowalski, nie irytuj mnie! Nie i koniec. Nie marudź, działaj!

Można reagować na prośby pracowników w taki sposób. 😉 Przy odrobinie szczęścia pracownik zrobi co do niego należy, ale w kubeczku na urazy do szefa, pojawi się być może kolejny żeton.

Część menadżerów stosuje strategię “mówienia NIE za pierwszym razem”, żeby sprawdzić czy pracownikowi na czymś rzeczywiście zależy i żeby chronić się przed nadmiernymi oczekiwaniami, czy wręcz żądaniami ze strony pracowników. Niestety, dobre intencje dotyczące dbałości o firmę i własne szefowskie interesy, często przynoszą odwrotny efekt od oczekiwanego. Pracownik chodzi nadąsany, markotny i zły. Bywa obrażony nie na to, ŻE mu odmówiono, tylko na to JAK mu odmówiono. Trudno wtedy liczyć na zaangażowanie i motywację do pracy.

Czy istnieje zatem sposób odmawiania, który pozwala jednocześnie chronić interesy szefa i dbać o relację z pracownikiem? Czy można odmówić tak, żeby pracownik nie czuł do nas urazy?

Tak! I właśnie o tym, jak odmawiać w sposób z jednej strony nieuległy, a z drugiej nieraniący jest ten odcinek Firmy z Głową.

Możesz obejrzeć go na Youtube klikając w miniaturę 🎥 (film na napisy) lub przeczytać w formie tekstowej poniżej.

W wielu sytuacjach strategia mówienia “nie” bez wchodzenia z pracownikami w dyskusję wydaje się opłacalna.

Bardzo często jest skuteczna (przecież z szefem się nie dyskutuje), oszczędza czas (krótkie nie i możemy zająć się ważniejszymi tematami), chroni przed oczekiwaniami pracowników, którzy nie są zdeterminowani do walki o nie (skoro pracownik nie walczy, to prawdopodobnie nie było to coś ważnego).

Jednocześnie ta strategia niesie ze sobą ryzyko odrzucania potrzeb naprawdę ważnych, zgłaszanych przez osoby mniej waleczne, mniej przebojowe.

Taki sposób odmowy bywa interpretowany jako agresywny i bezduszny, więc często skutkuje także pogorszeniem relacji z podwładnymi. Część pracowników po jednej czy dwóch podobnych sytuacjach przestanie prosić o cokolwiek i albo przejdzie w tryb biernego wykonywania poleceń albo poszuka sobie innego miejsca do realizacji własnych potrzeb.

Bycie uległym i spełnianie wszystkich oczekiwań i próśb pracowników, to z oczywistych powodów, także nie najlepsza strategia.

Co zatem robić?

Po pierwsze, bez względu na to, czy prośba pracownika wydaje nam się kompletnie absurdalna, czy sensowna lecz niemożliwa do zrealizowania, to warto poświęcić chwilę na rozmowę.

Warto wysłuchać pracownika, dopytać z czego wynika jego prośba czy oczekiwanie. Zadać kilka pytań, np.

Dlaczego mu na tym zależy?

Dlaczego właśnie teraz po to przychodzi?

Czego się obawia?

Na co naraża go brak zrealizowania prośby?

Często pod pozornie przyziemnymi oczekiwaniami (np. nowego telefonu, biurka czy innych godzin pracy) kryje się jakaś głębsza psychologiczna potrzeba, a “rzecz” o którą pracownik prosi jest tylko najprostszym pomysłem na jej zaspokojenie.

Np. nowy telefon może być próbą uzyskania docenienia, uznania albo próbą zadbania o poczucie sprawiedliwości w zespole.

“Kowalski ma nówkę sztukę nieśmiganą to co ja gorszy jestem?”

Wysłuchanie i dopytanie pracownika daje nam szansę na odkrycie drugiego dna i odpowiedzenie na głębszą potrzebę, nawet jeśli nie jesteśmy w stanie zrealizować tej rzeczowej.

Po drugie, kiedy już odkryjemy o co chodzi, to warto dać znać pracownikowi, że to do nas dotarło i sprawdzić, czy nasze domysły są prawidłowe. Bardzo skuteczna jest tutaj parafraza:

“Domyślam się Jurek, że tu nie chodzi o telefon, tylko, że Ty czujesz się gorzej traktowany i niedoceniany, bo widzisz, że inni mają lepsze narzędzia do pracy niż Ty. Tak?

Parafraza daje nam dwie korzyści. Upewniamy się, że dobrze zrozumieliśmy potrzeby pracownika i jednocześnie dajemy mu sygnał, że go słuchamy, że go szanujemy i że jest dla nas ważny. Że jego potrzeby są dla nas ważne.

I po trzecie nadal mamy prawo powiedzieć NIE, które będzie brzmiało już nieco inaczej:

“Jurek słyszę, że nowy telefon da Ci większy komfort pracy i poczucie, że firma Cię docenia, jednocześnie w chwili obecnej nie spełnię Twojej prośby, ponieważ naraziłoby mnie to na poważne wydatki w skali całej firmy. Nie myślałem dotychczas o tym w ten sposób. Zastanowię się jak to rozwiązać w przyszłości systemowo.”

Część ludzi po czymś takim odpuści, a część będzie jeszcze próbować przekonać szefa.

Wtedy warto powtórzyć sekwencję raz jeszcze, czyli:

1. Wysłuchać,
2. sparafrazować,
3. powiedzieć wyraźne NIE wraz z uzasadnieniem.

O co jeszcze warto zadbać w takiej rozmowie?

Po pierwsze, warto upewnić się, że wyłapaliśmy wszystkie potrzeby ukryte między wierszami, bo bardzo często, te próby nacisku ze strony pracownika wynikają z tego, że ich wprost nie nazwaliśmy.

Szef: Jurek, słyszę, że chodzi o Twój komfort, że czujesz się gorzej traktowany. Jest coś jeszcze?

Pracownik: Szefie, czasem to się boję, że w trakcie ważnej rozmowy ten złom padnie, a ja się z tego w żaden sposób nie wytłumaczę.

Szef: Rozumiem Jurek, że obawiasz się, że dostaniesz po głowie tylko dlatego, że masz niesprawne narzędzia? Dobrze zrozumiałem?

Po drugie, warto też nazywać nasze, szefowskie ważne potrzeby i interesy, np:

“Jurek, nie zgadzam się na ten zakup, bo on jest ponad standard i obawiam się, że za chwilę przyjdą Twoi koledzy i koleżanki z prośbą o taki sam, a ja nie mogę pozwolić sobie na taki wzrost kosztów. Odpowiadam osobiście za budżet i nie chcę mieć z tego powodu kłopotów.”

Nazwanie naszych szefowskich interesów nadaje sens naszej odmowie oraz minimalizuje ryzyko urazy i odejścia pracownika w poczuciu krzywdy.

Podsumowując.

Jakkolwiek absurdalne wydają nam się czasem prośby i oczekiwania naszych pracowników, to z reguły mają jakiś głębszy ukryty motyw.

Zanim powiesz nie, dopytaj i poszukaj tego drugiego dna. Dzięki temu możesz dowiedzieć się o czymś ważnym dla pracownika, o co możesz zadbać w inny sposób, niż spełniając jego prośbę.

A z pewnością rozmawiając, pytając i słuchając okażesz szacunek, co w długim okresie pozytywnie wpłynie na Waszą relację i wzajemną współpracę.

A Ty z jakimi trudnymi oczekiwaniami pracowników się mierzysz? Jak sobie z tym radzisz?

Napisz do mnie na: rafal@ignasiak.pl

Zapraszam Cię także do subskrypcji naszego kanału Firma z Głową, zostawienia łapki w górę i oglądania kolejnych materiałów.

Dzięki, cześć!